Wie Pilgrim's Europe die Due Diligence auf 1,600+ Lieferanten skaliert
hintergrund
Pilgrim’s Europe ist ein führendes Lebensmittelunternehmen im Vereinigten Königreich und Europa. Es produziert frisches Hähnchen, Schweinefleisch und Lamm mit eigener Marke und Marken sowie gekühlte und gefrorene Fertiggerichte, Snacksortimente sowie Mehrwert- und Lebensmittelprodukte.
Die Lieferbasis umfasst mehr als 1.600 Lieferanten, davon etwa 600 im Tier-One-Bereich. Diese Lieferanten liefern alles von Fleisch und Geflügel bis hin zu Kräutern, Gewürzen und Verpackungen, die in Fertigprodukten verwendet werden.
Da die Kundenerwartungen an die Due Diligence der Lieferkette wuchsen, benötigte Pilgrim’s eine skalierbare Möglichkeit, Lieferantendaten, Onboarding und Compliance in diesem großen und komplexen Netzwerk zu verwalten. Um mehr aus seinen Sedex-Daten herauszuholen, hat Pilgrim zwei Sedex-Nachhaltigkeitskoordinatoren engagiert: engagierte Spezialisten, die die Kapazitäten des Teams hinzugefügt haben, um Lieferantendaten zu bereinigen, neue Lieferanten einzuarbeiten und Audit-Nichtkonformitäten abzuschließen, ohne dauerhafte Mitarbeiterzahlen hinzuzufügen.
Die Herausforderung
Pilgrim’s Europe ist seit vielen Jahren Mitglied von Sedex und nutzte die Plattform zunächst hauptsächlich, um seine Lieferanten und eigenen Seiten mit Kunden zu verbinden. Aber die Erwartungen der Kunden änderten sich. Einzelhändler wollten zunehmend Beweise dafür, dass Pilgrim’s das Risiko der Lieferkette in ihrem Namen bewertet und verwaltet, und Gesetzgebung erhöhte die Messlatte weiter.
Für ein Unternehmen, fertige Mahlzeiten zuzubereiten, ist das keine leichte Aufgabe. Ein einzelnes Produkt kann 14 oder 15 Lieferanten umfassen, und jede Komponente zählt, von Salz, Kräutern und Gewürzen bis hin zum Kernprotein.
Die Herausforderung wurde durch eine kürzliche Fusion noch verschärft. Pilgrim’s Europe hatte drei Unternehmen zusammengebracht, von denen jede Sedex unterschiedlich eingesetzt hatte. Bevor das Team einen einheitlichen, konsistenten Ansatz etablieren konnte, musste eine erhebliche Menge an Lieferantendaten bereinigen, konsolidiert und abgestimmt werden.
Die größte Einschränkung war die Kapazität. Das Management von Onboarding, Lieferantenanfragen und der Nachverfolgung von Abweichungen bei Tausenden von Lieferanten wäre schon eine Vollzeitaufgabe gewesen, und da die Personalstärke immer schwer zu sichern ist, brauchte das verantwortungsbewusste Sourcing-Team einen weiteren Weg, um voranzukommen.
Die Lösung: Kapazitätserweiterung mit Sedex Sustainability Coordinators
Pilgrim’s entschied sich, Sedex Sustainability Coordinators einzustellen, engagierte Spezialisten, die neben dem internen Team zusätzliche Kapazitäten aufgebaut haben. Auf dem Höhepunkt arbeitete das Unternehmen mit zwei Koordinatoren zusammen. Der anfängliche Fokus der Koordinatoren lag darauf, Lieferantendaten nach der Fusion zu bereinigen und zu konsolidieren. Von dort aus erweiterte sich ihr Aufgabenbereich um die Einarbeitung neuer Lieferanten in Sedex, sobald neue Zutaten hinzugefügt wurden, sowie die Unterstützung der Lieferanten bei der Abwicklung von Prüfungsfehlern, was zu einer Abschlussquote von 58 % beiträgt.
Ein Großteil des Werts liegt in der praktischen Unterstützung. Viele Anbieter, insbesondere kleinere oder abgelegenere, sind mit Sedex weniger vertraut, und einige wussten zum Beispiel einfach nicht, dass sie Beweise hochladen und einreichen können, um ihre Abweichungen zu schließen. Einen Koordinator zur Verfügung zu haben, der sie durch die Situation begleitet, hat einen echten Unterschied gemacht.
Lieferanten sind mit Sedex nicht immer so vertraut. Jemanden mit Zeit, Fokus und Systemwissen zu haben, hilft wirklich. Bei der Anzahl an Lieferanten, die wir haben, hätten wir sonst nicht die Kapazität, das zu tun.
Da die Koordinatoren außerhalb der ständigen Mitarbeiterzahl sitzen, konnte Pilgrim’s die Unterstützung auf die aktuelle Position erhöhen und dann wieder zurückfahren, um den laufenden Bedürfnissen gerecht zu werden.
Die Koordinatoren geben uns Flexibilität… Wir konnten uns bis zu diesem Punkt anspannen und dann wieder nach unten flexen. Das war wirklich hilfreich. Ohne sie hätten wir dieses Jahr bei weitem nicht so viel erreicht.
Ein konsistentes, datenbasiertes Programm aufbauen
Mit saubereren Daten und engagierter Unterstützung hat Pilgrim’s Sedex zur zentralen Quelle für Lieferantendaten für sein Programm zur verantwortungsvollen Beschaffung gemacht. Das Team entwickelte eine eigene Country Risk Rating, die über den Kundenanforderungen lag, sodass ein einziger Ansatz die Erwartungen jedes Kunden erfüllen konnte.
Für Zutaten und Komponenten aus risikoreicheren Ländern identifiziert das Technikteam die relevante Lieferantenseite auf Sedex, verknüpft sie bei Bedarf mit der Plattform und führt eine Risikobewertung durch. Diese Beweise werden in der Produktspezifikation gespeichert und geben den Kunden jederzeit Sichtbarkeit.
Die Mindesterwartungen sind klar: Lieferanten füllen den Sedex Self-Assessment Questionnaire (SAQ) aus, und Standorte in Ländern mit höherem Risiko sollten in den letzten zwei Jahren eine gültige Prüfung erhalten haben.
Pilgrim’s hat zudem die Lieferanten freiwillig gebeten, das Sedex Environmental SAQ abzuschließen, um ein klareres Bild der Scope-3-Emissionen und der breiteren Umweltleistung zu bekommen. Die Aufnahme war stark, mit etwa 70 % Abschluss bisher.
Wir fanden, es sei besser, alles in einem System zu beschränken. Lieferanten nutzen sowieso Sedex, und wenn man die Fragen liest, sind sie sinnvoll formuliert, die Erklärungen sind gut und leicht zu übersetzen.
Die gleiche Strenge gilt für die eigenen Pilgerstätten. Unter der Leitung des Head of HR Compliance führt das Unternehmen etwa sechs Monate vor Ablauf des SMETA-Audits jedes Standorts eine interne Pre-Audit durch und setzt qualifizierte Prüfer aus dem Unternehmen ein, damit eventuelle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Die Auswirkungen
Die Zusammenarbeit mit Sedex Sustainability Coordinators hat Pilgrim’s Europe geholfen, ein konsistenteres, evidenzbasiertes Programm für verantwortungsvolle Beschaffung aufzubauen:
- Zusammengeführte Lieferantendaten von drei Unternehmen wurden zu einem einheitlichen Ansatz zusammengefasst.
- Eine Abschlussquote von 58 % bei Nichtkonformität, erreicht durch Koordinator-Nachverfolgung und Lieferantenunterstützung.
- ~70 % der gefragten Lieferanten haben freiwillig das Umwelt-SAQ abgeschlossen.
- 16 wichtige Rohstoffe wurden auf das Ziel von Pilgrim für die verantwortungsvolle Beschaffung im Jahr 2030 verfolgt.
Sedex liefert nun die validierten Basisdaten für Pilgrims verantwortungsvolle Quellenberichterstattung. Das Team exportiert Daten von der Plattform, um Dashboards in Excel zu erstellen und den Fortschritt sowohl in der Lieferkette als auch an den eigenen Standorten zu verfolgen.
Intern berichtet Pilgrim über die Anzahl der verknüpften Lieferanten, wichtige Rohstofflieferanten, abgeschlossene SMETA-Abweichungen sowie die Abschlussraten von SAQ und Umwelt-SAQs. Diese Daten untermauern das Engagement, bis 2030 100 % seiner 16 wichtigsten Rohstoffe verantwortungsvoll zu beziehen, darunter Reis, Soja, Gemüse und Fleisch wie Huhn und Schweinefleisch sowie weitere wichtige Grundnahrungsmittel.
Ich glaube nicht, dass wir das ohne Sedex wirklich schaffen könnten. Und es ist eine Kundenanforderung, also können wir sie genauso gut voll ausnutzen
Was hat das möglich gemacht
Pilgrim weist auf drei Dinge hin. Erstens wurde durch Nachhaltigkeitskoordinatoren in dedizierte Kapazitäten investiert, was es dem Team ermöglichte, schnelle Fortschritte zu erzielen, ohne dauerhafte Mitarbeiterzahlen hinzuziehen. Zweitens: Setzt eine eigene Risikogrenze über den Kundenanforderungen, sodass jeder einzelne einheitliche Prozess bedient. Drittens, die Daten der Lieferanten in einem einzigen System zu speichern, das bereits von den Lieferanten genutzt wird, was dazu beigetragen hat, eine starke freiwillige Akzeptanz des Umwelt-SAQ zu fördern.
Blick nach vorne
Mit Blick auf die Zukunft plant Pilgrim, SAQ-Ergebnisse zu nutzen, um zu identifizieren, wo Lieferanten die meiste Unterstützung benötigen, und Schulungen in diesen Bereichen anzubieten. Da die Erwartungen der Kunden weiter steigen und sich die Berichtspflichten weiterentwickeln, einschließlich der CSRD-Berichterstattung als Teil der größeren JBS-Gruppe, ist Pilgrim’s gut positioniert, um seine Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden mit Vertrauen zu beweisen.
Ich würde auf jeden Fall empfehlen, die Sustainability Coordinators zu betreuen, um deine Kapazitäten zu besetzen. Auch wenn es nur für sechs Monate ist, um der Sache voraus zu sein, denn Kunden werden immer mehr nach Beweisen und Nachweisen verlangen. Das hat uns so viel Zeit und Ärger erspart und uns geholfen, mehr aus Sedex herauszuholen. Je mehr du investierst, desto mehr bekommst du heraus.
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