Come Pilgrim's Europe sta scalando la due diligence tra 1.600+ fornitori
Priorità bassa
Pilgrim's Europe è una delle principali aziende alimentari nel Regno Unito ed in Europa. Produce pollo, maiale e agnello freschi con la propria etichetta e marchia, insieme a pasti pronti e refrigerati e surgelati, fornze per snack e prodotti a valore aggiunto e di servizio alimentare.
La sua base di fornitura comprende più di 1.600 fornitori, di cui circa 600 al primo livello. Questi fornitori forniscono tutto, dalla carne e pollame alle erbe, spezie e confezioni utilizzate nei prodotti finiti.
Con la crescita delle aspettative dei clienti riguardo alla due diligence della supply chain , Pilgrim's aveva bisogno di un modo scalabile per gestire i dati dei fornitori, l'onboarding e la conformità in questa rete ampia e complessa. Per ottenere di più dai dati Sedex, Pilgrim's ha coinvolto due Coordinatori per la Sostenibilità Sedex: specialisti dedicati che hanno aggiunto la capacità necessaria al team per ripulire i dati dei fornitori, integrare nuovi fornitori e chiudere le non conformità agli audit, senza aggiungere personale permanente.
La sfida
Pilgrim's Europe è membro di Sedex da molti anni, utilizzando inizialmente la piattaforma principalmente per collegare i suoi fornitori e i propri siti ai clienti. Ma le aspettative dei clienti stavano cambiando. I rivenditori desideravano sempre più prove che Pilgrim's stesse valutando e gestendo il rischio nella catena di approvvigionamento per loro conto, e la legislazione stava alzando ulteriormente l'asticella.
Per un'azienda che prepara pasti pronti, non è un compito da poco. Un singolo prodotto può coinvolgere 14 o 15 fornitori, e ogni componente conta, dal sale, alle erbe e spezie alla proteina centrale.
La sfida è stata aggravata da una recente fusione. Pilgrim's Europe aveva riunito tre aziende, ognuna delle quali aveva usato Sedex in modo diverso. Prima che il team potesse stabilire un approccio unico e coerente, doveva pulire, consolidare e allineare una quantità significativa di dati dei fornitori.
Il vincolo più grande era la capacità. Gestire l'onboarding, le richieste dei fornitori e il follow-up di non conformità tra migliaia di fornitori sarebbe stato un compito a tempo pieno e, con il personale sempre difficile da ottenere, il team responsabile di sourcing aveva bisogno di un altro modo per andare avanti.
La soluzione: aumentare la capacità con i Coordinatori della Sostenibilità Sedex
Pilgrim's ha scelto di assumere i Sedex Sustainability Coordinators, specialisti dedicati che hanno aggiunto capacità insieme al team interno. Al suo apice, l'azienda lavorava con due coordinatori. L'attenzione iniziale dei coordinatori era ricavare e consolidare i dati dei fornitori dopo la fusione. Da lì, il loro mandato si è ampliato includendo l'integrazione di nuovi fornitori su Sedex man mano che venivano aggiunti nuovi ingredienti e il supporto ai fornitori per chiudere le non conformità di audit, contribuendo a un tasso di chiusura del 58%.
Gran parte del valore deriva dal supporto pratico. Molti fornitori, in particolare quelli più piccoli o remoti, conoscono meno Sedex, e alcuni semplicemente non sapevano, ad esempio, che potevano caricare prove e inviarle per chiudere le loro non conformità. Avere un coordinatore a disposizione per guidarli ha fatto davvero la differenza.
I fornitori non sono sempre così familiari con Sedex. Avere qualcuno con il tempo, la concentrazione e la conoscenza del sistema per guidarli aiuta molto. Con il numero di fornitori che abbiamo, altrimenti non avremmo la capacità di farlo.
Poiché i coordinatori si trovano fuori dal numero permanente di dipendenti, Pilgrim's è riuscita a scalare il supporto fino alla posizione attuale, per poi ridimensionare per adattarsi alle esigenze continue.
I coordinatori ci danno flessibilità… Siamo riusciti a fare la flessione per arrivare a questo punto e poi a fletterci di nuovo. È stato davvero utile. Non avremmo fatto nemmeno lontanamente tanto quest'anno senza di esso.
Costruire un programma coerente e guidato dai dati
Con dati più puliti e un supporto dedicato, Pilgrim's ha reso Sedex la fonte centrale di dati sui fornitori per il suo programma di approvvigionamento responsabile . Il team ha sviluppato un proprio rating di rischio per paese, fissato al di sopra delle esigenze dei clienti, in modo che un unico approccio potesse soddisfare le aspettative di ogni cliente.
Per ingredienti e componenti provenienti da paesi a rischio più elevato, il team tecnico identifica il sito del fornitore pertinente su Sedex, lo collega alla piattaforma dove necessario e completa una valutazione del rischio. Queste prove vengono conservate secondo le specifiche del prodotto, dando ai clienti visibilità ogni volta che ne hanno bisogno.
Le aspettative minime sono chiare: i fornitori compilano il Sedex Self-Assessment Questionnaire (SAQ) e i siti nei paesi a rischio più elevato dovrebbero aver avuto un audit valido negli ultimi due anni.
Pilgrim's ha inoltre chiesto ai fornitori, su base volontaria, di completare il Sedex Environmental SAQ, per costruire un quadro più chiaro delle emissioni Scope 3 e delle prestazioni ambientali più ampie. L'addestramento è stato forte, con circa il 70% di completamento finora.
Abbiamo ritenuto meglio tenere tutto in un unico sistema. I fornitori usano comunque Sedex, e quando leggi le domande, sono scritte in modo saggio, le spiegazioni sono buone e abbastanza facili da interpretare.
Lo stesso rigore vale per i siti di Pilgrim. Guidata dal Responsabile della Conformità HR, l'azienda effettua un pre-audit interno circa sei mesi prima della scadenza dell'audit SMETA di ogni sito, utilizzando revisori qualificati all'interno dell'azienda, così che eventuali problemi possano essere identificati e corretti in anticipo.
L'impatto
Collaborare con i Coordinatori della Sostenibilità di Sedex ha aiutato Pilgrim's Europe a costruire un programma di approvvigionamento responsabile più coerente e basato su evidenze:
- Ha unificato i dati dei fornitori di tre aziende in un unico approccio coerente.
- Un tasso di chiusura del 58% per non conformità raggiunto tramite il follow-up del coordinatore e il supporto dei fornitori.
- ~70% dei fornitori richiesto ha completato volontariamente il SAQ ambientale.
- 16 materie prime chiave sono state indirizzate verso l'obiettivo responsabile di approvvigionamento responsabile di Pilgrim per il 2030.
Sedex ora fornisce i dati di base validati alla base del reporting responsabile delle fonti di Pilgrim. Il team esporta i dati dalla piattaforma per costruire dashboard in Excel, monitorando i progressi nel tempo sia nella catena di fornitura che nei propri siti.
Internamente, i rapporti di Pilgrim sul numero di fornitori collegati, fornitori chiave di materie prime, non conformità SMETA chiuse e tassi di completamento SAQ e ambientali SAQ. Questi stessi dati confermano il suo impegno a approvvigionare responsabilmente il 100% delle sue 16 materie prime chiave entro il 2030, inclusi riso, soia, verdure e carni come pollo e maiale, insieme ad altri alimenti fondamentali.
Non credo che ce la faremmo davvero senza Sedex. Ed è un requisito del cliente, quindi tanto vale sfruttarla appieno
Cosa ha fatto funzionare tutto questo
Pilgrim's indica tre cose. Innanzitutto, investire in capacità dedicate tramite i Coordinatori della Sostenibilità, che permettevano al team di fare progressi rapidi senza aggiungere personale permanente. In secondo luogo, fissare una propria soglia di rischio sopra i requisiti del cliente, così da un processo coerente a soddisfare ogni cliente. Terzo, mantenere i dati dei fornitori in un unico sistema già utilizzato, il che ha contribuito a favorire una forte adozione volontaria dell'Environmental SAQ.
Guardando avanti
Guardando al futuro, Pilgrim prevede di utilizzare i risultati SAQ per identificare dove i fornitori hanno più bisogno di supporto e offrire formazione in quei settori. Con l'aumento delle aspettative dei clienti e l'evoluzione dei requisiti di reportistica, inclusa la rendicontazione CSRD come parte del più ampio gruppo JBS, Pilgrim's è ben posizionata per dimostrare la propria due diligence con fiducia.
Ti consiglierei sicuramente di guardare ai Coordinatori della Sostenibilità per coprire il tuo ruolo. Anche solo per sei mesi per anticipare le cose, perché i clienti chiederanno sempre di più prove e prove. Ci ha risparmiato molto tempo e problemi e ci ha aiutato a ottenere di più dalla Sedex. Più metti, più ne tiri fuori.
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