¿Está su empresa lista para la Ley alemana de diligencia debida de la cadena de suministro?

Una nueva ley alemana hace obligatoria la debida diligencia sobre los derechos humanos y los riesgos ambientales en las cadenas de suministro de las empresas. En julio de 2021, Alemania adoptó la Ley de Diligencia Debida de la Cadena de Suministro (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz). La Ley exige que las empresas lleven a cabo sólidos programas de diligencia debida para garantizar que su organización y sus proveedores identifiquen, prevengan y remedien cualquier impacto negativo en los derechos humanos o el medio ambiente. El incumplimiento de la ley puede resultar en multas de hasta el 2% de la facturación global y se le prohíbe acceder a los contratos públicos en Alemania por hasta tres años.

Aunque la Ley entrará en vigor el 1 de enero de 2023, las empresas obligadas a informar en virtud de la Ley deben comenzar a trabajar en la implementación de las obligaciones de la ley antes del primer período de presentación de informes.

Este artículo destaca las áreas clave que debe investigar como empresa para prepararse para la nueva legislación. Si necesita ayuda, puede ponerse en contacto con nosotros aquí.

Compruebe si su empresa está bajo el alcance de la Ley

Cuando entre en vigor el 1 de enero de 2023, la Ley se aplicará a cualquier empresa que opere en Alemania, con sede o no, con más de 3.000 empleados.

El número total de empleados debe tener en cuenta a los empleados de todas las empresas y filiales pertenecientes a la empresa matriz que están empleados en Alemania, incluidos los empleados desplazados al extranjero. También debe incluir a los trabajadores temporales con una antigüedad superior a seis meses.

A partir de 2024, el umbral para el número de empleados cambiará de 3.000 a 1.000 empleados. Esto significa que más empresas estarán bajo el alcance de la legislación.

Comprender qué derechos humanos y riesgos ambientales debe considerar en las evaluaciones de riesgo e impacto

Sobre la base de marcos internacionales, como los convenios de la Organización Internacional del Trabajo de la Carta Internacional de Derechos Humanos, la Ley identifica los siguientes derechos humanos y cuestiones ambientales que su empresa debe incluir en sus esfuerzos de diligencia debida de la cadena de suministro a través de proveedores directos e indirectos.

Cuestiones de derechos humanos

• Trabajo infantil, incluidas las peores formas de trabajo infantil y explotación infantil
• Trabajo forzoso, servidumbre por deudas y todas las prácticas análogas a la esclavitud
• Riesgos para la seguridad sanitaria derivados de la mala salud y seguridad en el trabajo
• Obstáculos a la libertad sindical
• Discriminación y desigualdad
• Robo de salarios y salarios no pagados de acuerdo con las leyes aplicables
• Inseguridad alimentaria, contaminación del agua y falta de acceso al saneamiento como resultado de la degradación ambiental, como la contaminación del agua y el aire

Cuestiones relacionadas con el medio ambiente

• Uso de productos con mercurio añadido, compuestos en procesos de fabricación y residuos
• Producción y utilización de contaminantes orgánicos persistentes
• Mala manipulación, recolección, almacenamiento y eliminación de residuos
• Exportación y mala gestión de desechos peligrosos y otros desechos

Comprenda sus obligaciones de diligencia debida

La Ley establece obligaciones clave de diligencia debida para garantizar que su empresa esté trabajando para prevenir o minimizar cualquier impacto negativo relacionado con los derechos humanos o el medio ambiente. Estas obligaciones deben integrarse en las actividades comerciales, y se debe producir un informe anual que detalle los pasos tomados, su efectividad y los impactos identificados.

Estos requisitos son los siguientes:

• Gestión de riesgos

Su empresa debe contar con un sistema eficaz de gestión de riesgos para evaluar y minimizar los derechos humanos y los riesgos relacionados con el medio ambiente dentro de sus operaciones y cadena de suministro. Los intereses de todas las partes interesadas deben tenerse en cuenta en este sistema.

• Evaluación de riesgos

Su empresa debe realizar evaluaciones de riesgos adecuadas al menos una vez al año y ad hoc para identificar los riesgos relacionados con los derechos humanos y el medio ambiente en su negocio y proveedores directos, que deben ponderarse y priorizarse en consecuencia. El resultado de esta evaluación debe comunicarse internamente a los responsables de la toma de decisiones pertinentes.

• Política

Su empresa debe desarrollar una declaración de política sobre su estrategia de derechos humanos, para ser adoptada por la alta gerencia. Esta política debe contener la descripción del proceso por el cual su organización está o ha implementado los mecanismos de diligencia debida exigidos por la ley, las áreas prioritarias de riesgo relacionadas con los derechos humanos y el medio ambiente, y las expectativas de cascada en toda la cadena de suministro.

• Medidas preventivas en operaciones directas y proveedores directos

Las medidas preventivas incluyen la implementación de una estrategia de derechos humanos, estrategias y prácticas de adquisición apropiadas que prevengan o minimicen el riesgo, capacitación y prácticas de monitoreo para verificar el cumplimiento. Su empresa también debe establecer expectativas claras de derechos humanos y ambientales con los proveedores directos a través de la relación contractual, la capacitación y otros mecanismos de monitoreo, como la auditoría.

• Remediación

Su empresa debe tener medidas correctivas apropiadas para abordar los incidentes ambientales o de derechos humanos, con un plan de acción correctiva y un cronograma si es necesario. La terminación de una relación comercial contractual solo debe buscarse como último recurso.

• Mecanismo de reclamación

Su empresa debe tener un procedimiento interno de quejas adecuado disponible para sus empleados y los empleados de sus proveedores directos, en el que se puedan presentar quejas sin represalias para los denunciantes. La eficacia del sistema debe revisarse al menos una vez al año y sobre una base ad hoc si se considera necesario.

• Obligaciones en cascada con proveedores indirectos (nivel 1+)

Los mecanismos de reclamación deben permitir la denuncia de riesgos o incidentes de derechos humanos o ambientales vinculados a las acciones de los proveedores indirectos de su empresa. Cualquier cuestión debe dar lugar a una evaluación de riesgos, la aplicación de medidas de prevención, la redacción del concepto de prevención, cese o minimización, y una actualización de la declaración de política si es necesario.

• Documentar

Su empresa debe asegurarse de que todos los esfuerzos para cumplir con estas obligaciones de diligencia debida deben estar ampliamente documentados y que la documentación debe conservarse durante al menos siete años.

• Seguimiento y evaluación

Se recomienda que se designe a una persona o equipo dedicado responsable de monitorear la gestión de riesgos. Además, la implementación de un sistema de monitoreo y evaluación, que incluiría la realización de evaluaciones de impacto, ayudaría a su empresa a comprender la efectividad y el impacto de las acciones emprendidas y si está cumpliendo con las obligaciones establecidas por la ley, que debe incluirse en el informe.

Prepare su informe

Su organización debe preparar un informe anual sobre cómo está cumpliendo con las obligaciones de diligencia debida en virtud de la Ley. Debe cubrir las actividades realizadas en el ejercicio anterior y publicarse en su sitio web de forma gratuita. También debe presentarse a la Oficina Federal de Asuntos Económicos y Control de las Exportaciones (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) (BAFA). El informe debe incluir: cualquier riesgo o incidente para los derechos humanos y el medio ambiente identificado; los mecanismos de diligencia debida establecidos en su organización de acuerdo con las obligaciones enumeradas anteriormente; cómo evalúa su organización el impacto y la eficacia de las medidas adoptadas y los mecanismos existentes; y sacar conclusiones para futuras mejoras.

Manténgase a la vanguardia de las sanciones financieras y penales

Las multas por no cumplir con los requisitos de la legislación son similares a las de GDPR, con su empresa y otras potencialmente enfrentando multas de hasta el 2% de la facturación global y se les prohíbe licitar contratos públicos en Alemania por un período de hasta tres años. La ley también permite a las víctimas potenciales dentro y fuera de Alemania demandar a su empresa por cuestiones de derechos humanos o relacionadas con el medio ambiente a través de sindicatos nacionales u ONG.

Cómo puede ayudar Sedex

Sedex ofrece una serie de servicios que pueden ayudar a su organización con el cumplimiento de la Ley alemana de diligencia debida de la cadena de suministro, a saber:

• Evaluación de brechas – Respaldado por los Principios Rectores de la ONU y otros marcos internacionales, nuestro servicio de consultoría puede realizar una evaluación de brechas de su organización para identificar dónde se deben realizar cambios para lograr el cumplimiento de la Ley. Los resultados se pueden utilizar para crear un plan de acción tangible para mejorar o remediar.
• Evaluación de riesgos: nuestra herramienta de evaluación de riesgos de radarle permite analizar los riesgos ambientales y de derechos humanos en sus propias operaciones y las de sus proveedores. Compare los riesgos entre países, sectores y lugares de trabajo individuales, para ayudarle a priorizar dónde centrarse a continuación.
• Gestión de riesgos: el cuestionario de autoevaluación de Sedex solicita a los proveedores que proporcionen información sobre sus sitios de trabajo, operaciones, condiciones de trabajo y trabajadores. Nuestra plataforma de datos también ayuda a las empresas a almacenar, compartir e informar sobre la información de la cadena de suministro. Los proveedores pueden compartir datos con varios clientes a la vez, y las empresas compradoras pueden almacenar información sobre todos sus proveedores directos en un solo lugar para simplificar el análisis y la presentación de informes.
• Políticas de diligencia debida, procesos e informes de cumplimiento: nuestro servicio de consultoría puede garantizar que su organización tenga las políticas y los procesos correctos para cumplir con la ley, y que la debida diligencia de su cadena de suministro sea suficiente. Además, podemos ayudarlo a demostrar el estado del cumplimiento en todas sus cadenas de suministro y sitios en todo el mundo. Estos informes agregan sus datos para que pueda mostrar el estado de cumplimiento de su cadena de suministro o sitio sin revelar nombres de proveedores específicos o información confidencial comercial. La consultoría también puede ayudar a redactar su informe antes de su presentación.