Der Zeit voraus sein: Warum Ihre Kunden Dienstleister prüfen – und wie Sie sich darauf vorbereiten können
Tom Sewell
Manager für soziale Nachhaltigkeit
05.06.2025
~3 min
Wenn Ihr Unternehmen Reinigungsdienste, Catering, Sicherheitsdienste, Bauwesen oder Straßentransporte anbietet, haben Sie möglicherweise eine signifikante Verschiebung festgestellt: Die Kunden hinterfragen, wer die Arbeit vor Ort erbringt und wie diese Arbeit erledigt wird. Dies bedeutet oft, dass Compliance-Fragebögen ausgefüllt, Sozialaudits durchgeführt oder Transparenz über die Vergabe von Unteraufträgen geschaffen werden müssen.
Diese verstärkte Kontrolle kann sich aufdringlich oder überwältigend anfühlen. Wenn Sie jedoch verstehen, warum Audits von Dienstleistern zur Standardpraxis werden, und sich effektiv darauf vorbereiten, kann diese Herausforderung in einen Wettbewerbsvorteil umgewandelt werden.
Warum Kunden Compliance-Audits von Dienstleistern durchführen
Traditionell konzentrierten sich Unternehmen bei ethischer Beschaffung und Nachhaltigkeit auf Produktlieferketten. Regulatorischer Druck, die Erwartungen der Stakeholder und breitere Anforderungen an die Unternehmensverantwortung veranlassen Unternehmen jedoch dazu, ihre gesamte Wertschöpfungskette zu überprüfen, einschließlich der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen.
Dienstleister arbeiten oft unter Bedingungen, die erhöhte Compliance-Risiken darstellen:
· Niedriglohnbeschäftigung oder unsichere Vertragsverhältnisse
· Unregelmäßige Arbeitszeiten oder abgelegene Arbeitsorte
· Komplexe Zulieferstrukturen, die die Sichtbarkeit der Kunden verringern
· Abhängigkeit von Wanderarbeitern, Leiharbeitern oder Arbeitern ethnischer Minderheiten, die anfälliger für Ausbeutung sind
Wenn es zu Arbeitsrechtsverstößen kommt – unabhängig davon, ob Arbeiter unterbezahlt, unfair behandelt, unsachgemäß eingestellt oder unsicheren Bedingungen ausgesetzt sind – erstrecken sich der Reputationsschaden, die rechtliche Haftung und die ethische Verantwortung über Ihr Unternehmen hinaus auf die Organisation Ihres Kunden.
Aus diesem Grund sind Kunden verpflichtet, bei Dienstleistern eine Due Diligence durchzuführen. Menschenrechts- und Arbeitsrechtsaudits zeigen, dass das Unternehmen proaktive Schritte unternommen hat, um Risiken in seiner gesamten Lieferkette zu identifizieren und zu mindern.
Was beinhaltet ein Service Provider Audit?
Kunden können eine oder mehrere der folgenden Compliance-Bewertungen anfordern:
Fragebögen zur Selbsteinschätzung (SAQs): Detaillierte Formulare, in denen Ihre Richtlinien, Praktiken, Arbeitsbedingungen und das Management von Subunternehmern untersucht werden
Sozialaudits durch Dritte: Professionelle Bewertungen mit Dokumentenprüfungen, Standortinspektionen und vertraulichen Interviews mit dem Management und den Mitarbeitern
Compliance-Dokumentation: Nachweise für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und verantwortungsvollen Praktiken bei der Vergabe von Unteraufträgen
Transparenz in der Lieferkette: Klare Offenlegung dessen, wer Dienstleistungen erbringt, einschließlich Subunternehmer, Leiharbeiter oder Zeitarbeitskräfte
Diese Prüfungsanforderungen erfordern zwar Zeit und Ressourcen, bieten aber auch die Möglichkeit, Professionalität unter Beweis zu stellen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Kundenbeziehungen zu stärken.
Vorbereitung eines Dienstleister-Audits: Praktische Schritte zum Erfolg
Hier erfahren Sie, wie Sie sich sicher vorbereiten können, wenn Kunden Compliance-Audits oder -Bewertungen anfordern:
1. Bilden Sie Ihre gesamte Belegschaft ab
Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Mitarbeiter – direkte Mitarbeiter, Subunternehmer und Leiharbeiter. Dokumentieren Sie Verträge, Arbeitszeiten, Lohnzahlungen und alle Unterauftragsverhältnisse.
2. Stärken Sie Ihre Compliance-Richtlinien
Stellen Sie sicher, dass Sie über umfassende schriftliche Richtlinien verfügen, die faire Behandlung, Gesundheit und Sicherheit, Arbeitszeitregelungen und Beschwerdeverfahren für Arbeitnehmer abdecken. Am wichtigsten ist, dass Sie sicherstellen, dass diese Richtlinien aktiv umgesetzt und nicht nur dokumentiert werden.
3. Verbessern Sie die Transparenz von Subunternehmern
Wenn Sie Subunternehmer oder Leiharbeiter einsetzen, sollten Sie klare Vereinbarungen treffen, in denen die Compliance-Erwartungen und die Überwachungspflichten festgelegt sind. Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Aufsichtsprozesse für Subunternehmer während Audits zu erläutern.
4. Implementieren Sie Systeme zur Mitarbeiterbeteiligung
Stellen Sie sichere, zugängliche Kanäle für Mitarbeiter bereit, um Bedenken zu äußern. Zu den Audits gehören vertrauliche Interviews mit den Mitarbeitern, die den Prüfern helfen zu verstehen, ob die Arbeitnehmer eine Stimme haben und sich an ihrem Arbeitsplatz respektiert fühlen.
5. Fördern Sie Transparenz bei Audits
Reagieren Sie beim Ausfüllen von Compliance-Fragebögen oder bei der Teilnahme an Sozialaudits ehrlich auf die aktuellen Praktiken. Kunden schätzen Transparenz und Engagement für Verbesserungen über den Anspruch auf Perfektion.
Umwandlung der Compliance von Service Providern in einen Wettbewerbsvorteil
In das Auditprogramm eines Kunden aufgenommen zu werden, mag sich zunächst entmutigend anfühlen, aber es stellt eine Gelegenheit dar, sich als vertrauenswürdiger, verantwortungsbewusster Dienstleister zu profilieren. Ihre Kunden möchten mit Unternehmen zusammenarbeiten, die ihre Werte teilen und echte Fürsorge für ihre Mitarbeiter zeigen können.
Da sich die Vorschriften für Dienstleister und die Kundenerwartungen ständig weiterentwickeln, können Sie sich in wettbewerbsintensiven Märkten abheben, wenn Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen ethische und rechtliche Verantwortung ernst nimmt.
Vorbereitung auf die Zukunft von Audits von Dienstleistern
Der Trend zu umfassenden Service-Supply-Chain-Audits wird sich weiter verstärken. Es entstehen neue Auditmethoden, die speziell für Dienstleister entwickelt wurden, einschließlich SMETA-Audits für Dienstleistungen , die sich mit den einzigartigen Compliance-Herausforderungen Ihrer Branche befassen.
Bei der Compliance von Dienstleistern geht es nicht nur darum, aktuelle Anforderungen zu erfüllen, sondern nachhaltige Partnerschaften aufzubauen, Ihre Reputation zu schützen und den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern.
